En raison de la diversité des statuts et des règlements, la gestion des rémunérations dans le secteur public est une tâche difficile qui nécessite une grande rigueur comptable. Un audit de conformité permet d’y voir plus clair et d’éviter les risques d’erreur.
Gérer la paie des agents publics relève, parfois, du parcours du combattant, tant les éléments constitutifs de leurs rémunérations sont nombreux et obéissent à des règles de calcul très techniques. La diversité de statuts dans les trois pans du secteur (Etat, collectivités territoriales, Hôpital), où les titulaires côtoient les auxiliaires, vacataires ou stagiaires exerçant, pour les uns, en tant que fonctionnaires, les autres sous contrats de droit privé ou public le plus souvent à durée déterminée, ajoute encore à la complexité du système. Dans un rapport de 2015, la Cour des Comptes avait identifié « 1 500 éléments de paie distincts, chacun susceptible d’être diversement décliné suivant les ministères ». Pour simplifier la gestion du service, l’Etat avait lancé en 2007 la conception d’un logiciel unique, « SI-Paye », qui devait centraliser l’ensemble des procédures et calculer automatiquement les primes des agents publics quelle que soit l’administration dont ils relèvent.
Echec du logiciel SI-Paye
En regroupant les huit bureaux de paie des ministères au sein d’un seul et même dispositif informatique, l’Etat comptait réaliser des économies de gestion en planifiant… la suppression de 3 800 postes d’agents affectés au service de rémunération des fonctionnaires. SI-Paye devait être opérationnel pour 2017, mais le projet, jugé trop compliqué à mettre en œuvre, a été mis en sommeil deux ans auparavant et n’a finalement jamais vu le jour.
Dans le secteur public, la paye est un droit reconnu par l’article 20 de la Loi du 13 juillet 1983 et l’article 87 de la loi du 26 janvier 1984. Les deux textes stipulent que la rémunération des fonctionnaires territoriaux et des agents non titulaires de droit public, comprend « le traitement indiciaire fixé en fonction du grade de l’agent et de son échelon, l’indemnité de résidence, le supplément », un socle auquel peuvent éventuellement s’ajouter des « primes et indemnités, la nouvelle bonification indiciaire et les avantages en nature ». Les évolutions constantes de la législation astreignent les services de paie à des actualisations régulières : le cadre réglementaire propre à chaque statut n’est jamais définitif, ni le mode de calcul des indemnités journalières de Sécurité Sociale ou des minimas de rémunération. Depuis le 1er janvier 2017, le compte personnel d’activité, qui s’est substitué au DIF (Droit Individuel à la Formation) permet d’accumuler un capital d’heures de formations (24 heures par an, et jusqu’à 48 pour les agents de catégorie C dépourvus de qualification).
Sécuriser la pratique de paie dans l’administration
L’audit de conformité s’impose comme un préalable nécessaire à la sécurisation du processus de paie dans la fonction publique : par une étude approfondie des méthodes employées dans les services en charge de cette mission, il permet d’identifier les anomalies et d’anticiper les erreurs potentielles qui pourraient être commises.
L’audit se décompose en trois phases (cadrage, analyse, bilan) qui conduisent à l’établissement d’un rapport de mission complété par une liste de préconisations aptes à améliorer les performances du service. Au cours de l’étape préliminaire, les experts définissent le périmètre de leur mission, procèdent au recueil des documents nécessaires (bulletins de salaires par exemple) et à l’étude des méthodes de gestion existantes (livre de paie) afin de déceler puis mesurer les décalages éventuels entre la méthodologie utilisée en interne et la règle législative applicable.
La deuxième étape consiste en l’analyse documentaire proprement dite, à la description écrite des pratiques et leur mise en rapport avec les textes légaux.
La phase de bilan, enfin, se traduit par la production d’un rapport complet détaillant les correctifs à apporter le cas échéant.