Les entreprises doivent respecter les articles L3243-1 à L3243-5 du Code du Travail relatifs à l’établissement du bulletin de paie, sous peine de s’exposer à des sanctions financières, administratives, voire de longues procédures devant les prud’hommes.
Depuis le 1er janvier 2017, la simplification du bulletin de paie est entrée en vigueur pour les seules entreprises de plus de 300 salariés. Avant la généralisation du dispositif à tous l’an prochain, c’est la législation actuelle qui, en théorie, continue à s’appliquer cette année (bien qu’en pratique, ce nouveau modèle soit facultatif depuis le 1er mars 2016).
Mentions obligatoires sur la fiche de paie
Le détail des règles juridiques auxquelles les employeurs sont tenus de se conformer figurent dans la troisième partie du Code du Travail (Livre II, Titre IV, chapitre 3). Beaucoup de services RH se reportent notamment à l’article R3243-1 qui liste l’ensemble des informations obligatoires à mentionner sur la fiche de paie : le nom, l’adresse et le code APE de l’entreprise, les coordonnées du salarié et l’emploi qu’il occupe, les références de l’organisme qui collecte les cotisations sociales, la branche de la convention collective, la durée du travail correspondant au salaire versé, le montant et la nature des primes accordées, la période rémunérée, le salaire brut avant déduction des contributions, les dates de congé et le montant de l’indemnité correspondante, lorsqu’une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée, le salaire net et le niveau des indemnités correspondantes…
L’article 3245-1 stipule que les réclamations portant sur une irrégularité du bulletin de salaire sont soumises à un délai de prescription de trois ans.
L’audit de conformité, pour prévenir les litiges
Au-delà de ces textes bruts, qui fixent les bonnes pratiques de paie et proclament cette procédure obligatoire, l’employeur doit, pour plus de sûreté, prendre en compte l’ensemble des litiges qui relèvent de la jurisprudence : à savoir les cas non couverts par la Loi que les cours supérieures d’appel et de Cassation ont réglés par des décisions auxquelles les tribunaux se réfèrent pour trancher. Cette source du droit considère, par exemple, que le bulletin de paie est « quérable » (et, de fait, non portable), comprenez : c’est au salarié de venir le chercher à l’entreprise. En réalité, cette disposition a été assouplie par la Loi relative au Travail, à la modernisation du Dialogue Social et à la Sécurisation des parcours professionnels (8 août 2016) dite « Loi Travail » qui autorise l’employeur à « procéder, sauf opposition du salarié, à la remise du bulletin de paie sous forme électronique ». En vertu d’une décision de la Chambre sociale de la Cour de Cassation en date du 5 octobre 2009, l’employeur doit, en cas de contentieux avec un salarié absent, faire parvenir « par tous les moyens » la fiche de paie à son destinataire, y compris par voie postale. Une autre décision de justice (cass. soc 19-05-1988 n°97-41814) considère d’ailleurs que l’entreprise ne peut « se contenter de tenir ce document à la disposition » du salarié.
La conformité de la paie permet ainsi d’éviter les litiges susceptibles d’entrainer des contestations longues et coûteuses devant les prud’hommes. Elle tient également les entreprises à l’abri de redressements fiscaux (si les cotisations sont inférieures aux taux en vigueur) ou de lourdes amendes infligées par l’Inspection du Travail.