L’audit de paie est l’un des moyens les plus sûrs dont disposent les entreprises pour prévenir les risques d’anomalies les plus couramment constatées par les inspecteurs des Urssaf.
En 2015, 11,82% des entreprises, soit 54 518 au total, ont reçu la visite de l’Urssaf dans le cadre d’actions de contrôle ou de prévention (source : Rapport d’activité sur le contrôle des cotisants 2015, Acoss – caisse nationale des urssaf, 24 juin 2016).
78 000 de ces opérations (sur 200 000 environ) n’avaient pas de vocation purement répressive mais visaient à « accompagner le cotisant dans l’accomplissement de ses obligations déclaratives ». Il s’agissait, en somme, de simples vérifications ponctuées de recommandations à travers la mise en place d’audit des pratiques, une prévention des fraudes ou une actualisation des situations administratives.
Les principaux motifs de redressements
Les principaux litiges (52%) ayant donné lieu à un redressement en 2015 concernaient des cotisations non versées sur des éléments de rémunérations normalement inclus dans l’assiette de financement de la Sécurité sociale : les indemnités de congés payés par exemple, les commissions et pourboires, les compléments ou majorations de salaires. 16,8% des régularisations ont porté sur les mesures dérogatoires en faveur de l’emploi, comme les baisses de charges accordées sur les bas-salaires (réduction Fillon). Parmi les autres motifs de redressement, l’Acoss identifie les erreurs commises dans le cadre de la gestion des frais professionnels, l’application de déductions non justifiées ou encore les anomalies liées au calcul erroné de certaines cotisations, contributions, pénalités ou versement annexes.
L’analyse de ces chiffres permet d’affirmer que la majorité des redressements Urssaf, très préjudiciables sur le plan financier comme pour l’image de l’entreprise, serait évitable si les contrevenants concernés avaient une connaissance plus aigüe du droit social et de ses réglementations légales ou conventionnelles. La réalisation d’un audit de conformité réalisé par un spécialiste de la paie est une solution pour prévenir ces difficultés.
Les objectifs d’un audit de paie
L’audit de paie débute par une phase de cadrage au cours de laquelle le périmètre de l’évaluation est défini. Ensuite, un diagnostic est établi sur la base d’une étude documentaire réalisée au sein du service paie. Une analyse des pratiques est effectuée à partir des bulletins de salaires édités et/ou du livre de paie utilisé –le cas échéant – par le personnel RH. Le gros de ce travail vise à expertiser la méthodologie employée et à vérifier sa conformité au regard de l’usage et de la réglementation en vigueur. Il permet aussi de déterminer dans quelle mesure elle est capable de s’adapter à la fréquence des mises à jour législatives et conventionnelles, à la multiplicité des textes et à l’évolution permanente des règles de calcul.
La Loi de Financement de la Sécurité Sociale applicable en 2017 illustre à elle seule l’ampleur de la tâche à accomplir : ce texte, qui sert de référence aux personnels affectés à la gestion de la paie en entreprise, comporte à lui seul 109 articles et 85 décrets !