Fastidieuse et lourde techniquement, la procédure de paie peut être réorganisée de manière à réduire son impact sur les finances de l’entreprise.
Une mauvaise organisation de la gestion de la paie occasionne des frais qui pèsent sur la trésorerie des entreprises. Des solutions existent pour en optimiser le processus et dégager de nouvelles marges de manœuvre économiques.
Maîtriser les coûts de votre service paie
Evaluer la masse salariale réelle
Les axes de réflexions à mettre en œuvre pour améliorer la compétitivité de ce maillon essentiel de la RH (Ressources Humaines) doivent se situer à plusieurs niveaux : la maîtrise du budget consacré à la masse salariale, une bonne anticipation des mécanismes de calculs des cotisations, indemnités et primes attachées aux rémunérations, la prévention des risques liés aux éventuels litiges prud’homaux ou sanctions administratives en cas d’erreurs ou d’omissions, une évaluation de la performance des outils techniques utilisés pour le traitement de la paie et un audit approfondi de l’organisation globale du service.
Dès le début de l’année, l’enveloppe budgétaire consacrée à l’ensemble des rémunérations qui seront versées par l’employeur au cours de l’exercice, doit être estimée avec précision en fonction des échéances légales, des évolutions réglementaires ou contractuelles (convention collective ou accord d’entreprise) et, si possible, de la prévisibilité du turn-over qui va s’opérer au sein de l’effectif : parmi ces changements qu’il est simple d’anticiper, figurent les éventuelles fins de CDD qui donnent lieu au versement d’une prime de précarité, mais encore les départs en retraite éligibles au paiement d’une indemnité légale liée à l’ancienneté du salarié, soit dix ans minimum.
Calcul des charges sociales
Une optimisation du processus de paie passe également par une évaluation rigoureuse des charges sociales associées à chacun des salaires. Cette référence stricte à la réglementation fiscale en vigueur permet non seulement de s’éviter un risque de contentieux avec l’Urssaf, mais aussi d’actionner les différents leviers d’optimisation mis à disposition par la Loi, sous forme d’allégements de charges et de subventions (baisse des cotisations patronales sur les salaires modestes dans le cadre de la réduction dite Fillon, aides à l’embauche et à l’apprentissage etc…)
L’audit de paie évaluera l’ensemble des solutions à appliquer pour réduire le coût de fonctionnement du service et limiter les dépenses de sa gestion. Après expertise, se posera, le cas échéant, la question d’une externalisation des tâches, d’une actualisation de l’outil-logiciel et/ou d’une réorganisation du travail (plannings, gestion du personnel, process…)