En fonction des priorités qu’elles se sont fixées et du temps qu’elles souhaitent consacrer à la gestion des tâches administratives, les entreprises choisissent soit d’internaliser, soit d’externaliser leur service de paie. Ces deux modes de fonctionnement ont chacun leurs avantages et leurs inconvénients.
En entreprise, gérer la paie relève de la paperasserie ordinaire, celle qui rebute tant ces employeurs rétifs aux lourdeurs administratives. Il faut dire que la fonction est très réglementée et soumise à d’incessantes évolutions législatives. Le personnel affecté à cette tâche doit respecter les délais et tenir à jour les différentes variables qui déterminent le tarif auquel chacun des salariés sera rémunéré en contrepartie du travail effectué : temps de présence, heures supplémentaires, revalorisation du smic, congés maladie, absentéisme, calcul des cotisations et des éventuelles primes négociées. En bout de chaîne, la procédure se matérialise, conformément aux dispositions légales, par l’édition d’une fiche de paie correspondant au salaire à verser.
Externaliser la paie pour éviter les erreurs
Dans les TPE, de nombreux dirigeants cherchent à alléger le poids de ce labeur administratif pour se consacrer pleinement au développement de leur business. La solution la plus courante consiste, pour eux, à déléguer la gestion du service à un professionnel externe à leur entreprise : dans la majorité des cas, ils sollicitent l’accompagnement d’un cabinet comptable spécialisé dans ce type de prestation. L’externalisation de la paie représente un gain de temps réel dans les structures où le personnel administratif est peu nombreux. Elle réduit le risque d’erreur et de manquements passibles de sanctions administratives, et simplifie le quotidien de l’employeur en le libérant de certaines formalités obligatoires, comme la vérification et l’édition des bulletins de salaire, la gestion des contrats de travail ou la transmission des déclarations sociales aux organismes. Ce système génère toutefois un coût non négligeable pour l’entreprise: en général, l’expert-comptable facture ses prestations à l’unité en fonction du nombre de bulletin de salaires réalisés.
Internaliser pour garder le contrôle
Les entreprises qui privilégient l’internalisation s’inscrivent souvent dans une logique de réduction des coûts. La mise en place d’un logiciel de gestion de paie représente pourtant un investissement auquel s’adjoignent d’éventuels frais de maintenance et de nouvelles charges de personnel. Beaucoup d’employeurs désireux de préserver la confidentialité de leurs données préfèrent toutefois avoir la mainmise sur la production de la paie quitte à confier cette mission à une plusieurs personnes employées à temps plein.
En 2014, un cabinet d’expert-comptable avait évalué le coût annuel moyen de la gestion de la paie à 540 euros pour une entreprise française, un montant deux fois supérieur à la moyenne européenne.