Que doit contenir le livre de paie ?


Le réglementaire de paie, qui sert de mémento aux personnels affectés à la gestion de la rémunération dans les entreprises, doit détailler l’ensemble des procédures à mettre en œuvre et les usages méthodologiques à respecter.

Véritable mode d’emploi à disposition des services RH, le réglementaire de paie, également appelé livre, bible ou référentiel, liste et précise dans un langage simple débarrassé de ses lourdeurs techniques, les modalités de la gestion des rémunérations dans l’entreprise.

Compiler les règles de paie

Tout à la fois pense-bête, fil d’Ariane et manuel méthodologique, cet outil s’inscrit dans une stratégie d’équipe qui vise à donner à chacun des services concernés un repère unique auquel tous les collaborateurs se réfèrent en cas de difficultés ou de doute. Complexes par nature et d’autant plus difficiles à maîtriser qu’elles sont mouvantes, les règles de paie nécessitent un travail continuel de compilation et de clarification : leur suivi notamment implique des actualisations régulières à mesure que les textes normatifs et les procédures évoluent. En cela, le livre de paie s’impose dans les entreprises comme une base de travail incontournable et sûre : facile d’accès dans son format (papier, site web, logiciel), ce document doit, dans son contenu, être aussi concis qu’exhaustif et s’organiser dans une architecture thématique hiérarchisée propre à en faciliter l’exploitation.

Mutualisé pour divers intervenants (gestionnaire de paie, personnel des ressources humaines, comptable, dirigeant), le référentiel déroule une série de rubriques proposant les modes de gestion et de calcul à appliquer dans chaque métier et situation : y sera établie, dans premier temps, la liste des personnes en charge de la paie. Le livre mentionnera également les documents nécessaires à la mise en œuvre de la procédure, les étapes de cette dernière et leur délai de réalisation.

Une première partie que l’on nommera « généralités » spécifiera le calendrier des horaires et des cycles, le profil de chacun des collaborateurs rétribués par l’entreprise, les types de contrat de travail et l’organigramme de la structure.

Organiser son réglementaire de paie

Une deuxième partie entrera dans le détail des éléments de rémunération avec les règles de calcul qui leur sont associés : minimas en vigueur, part fixe et variable de la fiche de paie, le montant des primes relevant de la politique interne de l’employeur ou de la convention collective (performance, vacances, ancienneté, 13ème mois), le taux de majoration des heures supplémentaires applicables, les bonus accordés dans le cadre du travail dominical ou du travail nocturne, les frais professionnels, la calcul du repos compensateur, les indemnités maladie, les frais de transport, les tickets restaurant, les gratifications, les avantages en nature, le panier jour…
Une interface comptable détaillera le montant des sommes affectées sous forme de provisions aux congés payés, Réduction du Temps de Travail (RTT), Compte Epargne Temps, 13ème mois ou prime vacances.

Enfin, il n’est pas inutile, loin de là, que le réglementaire paie reprenne, dans un chapitre dédié, les textes officiels de la procédure de sécurité sociale et publie des extraits de la convention collective relatifs à la paie. Il fournira aussi, le cas échant, une liste des contacts des interlocuteurs sociaux utiles.

Auteur : GERESO

Audit de paie

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